SEMARANG – Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah VI terus memperkuat tata kelola administrasi internal melalui penyelenggaraan Bimbingan Teknis Tata Kelola Unit Pengolah Arsip di Lingkungan LLDIKTI Wilayah VI, Kamis (10/9/2026), di Gedung H Kantor LLDIKTI Wilayah VI.
Kegiatan yang diikuti 34 pegawai LLDIKTI Wilayah VI tersebut menghadirkan Wahyu Tri Susilo, S.S.T., Ars. dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai narasumber. Bimtek dirancang tidak hanya dalam bentuk paparan materi, tetapi juga praktik langsung pemberkasan dan penataan arsip.
Kegiatan dibuka oleh Kepala Bagian Umum LLDIKTI Wilayah VI, Adhrial Refaddin, S.IP., MPP. Dalam arahannya, Adhrial menekankan bahwa pengelolaan arsip memiliki posisi penting dalam mendukung pelaksanaan tugas organisasi, mengingat sebagian besar proses layanan dan pekerjaan di LLDIKTI Wilayah VI menghasilkan dokumen yang pada akhirnya menjadi arsip.
“Bimtek ini diharapkan menjadi penguat tata kelola sistem kearsipan di LLDIKTI Wilayah VI. Peran unit pengolah di setiap tim kerja sangat penting agar setiap dokumen dapat terpelihara dengan baik, mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan, hingga memasuki proses penyusutan sesuai ketentuan,” ujar Adhrial.
Ia menambahkan, transformasi digital melalui pemanfaatan SiBraja dan SRIKANDI perlu berjalan beriringan dengan pengelolaan arsip fisik yang tertib. Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya menjadi perubahan media, tetapi juga diikuti dengan penguatan tata kelola dokumen sejak arsip diciptakan, digunakan, dipelihara, hingga disusutkan.
Arsip sebagai Bukti Akuntabilitas Organisasi
Dalam paparan materi, Wahyu Tri Susilo menjelaskan bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, tetapi memiliki fungsi penting sebagai rekaman kegiatan sekaligus alat bukti. Karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara sistematis agar arsip tetap autentik, terlindungi, serta dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan.
Materi Bimtek membahas secara komprehensif daur hidup arsip dinamis, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip. Peserta juga mendapatkan penguatan mengenai empat pilar kearsipan, yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip (SKKAA).
Perhatian khusus diberikan pada peran Unit Pengolah, termasuk dalam pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, vital, dan terjaga, pemindahan arsip inaktif, hingga pelayanan penggunaan dan peminjaman arsip. Pengelolaan yang baik di tingkat Unit Pengolah menjadi fondasi agar arsip organisasi dapat ditelusuri secara cepat sekaligus mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan.
Tidak berhenti pada pemahaman teoritis, para peserta kemudian melakukan praktik pemberkasan arsip menggunakan contoh surat dari masing-masing tim kerja. Peserta berlatih menggunakan folder, guide atau sekat, dan map gantung, serta menyusun daftar isi dan daftar berkas. Praktik tersebut diarahkan agar materi yang diperoleh dapat langsung diterapkan dalam pengelolaan arsip sehari-hari di unit masing-masing.
Kepala LLDIKTI VI: Tertib Arsip Harus Menjadi Budaya Kerja
Secara terpisah, Kepala LLDIKTI Wilayah VI Prof. Dr. Ir. Aisyah Endah Palupi, M.Pd. menegaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kualitas tata kelola organisasi. Setiap pelaksanaan tugas, kegiatan, maupun pengambilan keputusan menghasilkan arsip yang menjadi sumber informasi sekaligus bukti pertanggungjawaban institusi.
“Arsip bukan sekadar dokumen lama yang disimpan. Arsip merekam proses, kegiatan, dan keputusan organisasi. Karena itu, ketika suatu dokumen dibutuhkan kembali, arsip harus dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Ketertiban arsip pada akhirnya menjadi bagian dari kualitas pelaksanaan pekerjaan kita,” ungkap Aisyah.
Menurutnya, tanggung jawab terhadap kearsipan juga tidak semata-mata berada pada arsiparis maupun pengelola kearsipan. Setiap pegawai yang menciptakan dan menggunakan arsip memiliki tanggung jawab terhadap arsip tersebut, sementara penanggung jawab arsip di masing-masing unit diharapkan menjadi penggerak budaya tertib arsip.
Aisyah berharap Bimtek tidak berhenti pada peningkatan pemahaman peserta, tetapi menghasilkan perubahan nyata pada pengelolaan arsip di setiap unit kerja.
“Ukuran keberhasilan kegiatan ini bukan hanya terlaksananya Bimtek, tetapi adanya perubahan dan perbaikan nyata dalam pengelolaan arsip di masing-masing unit. Penataan arsip harus menjadi kebiasaan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, bukan hanya dilakukan ketika akan ada pemeriksaan atau penilaian,” tegasnya.
Menuju Central File yang Tertib dan Terintegrasi
Pada bagian akhir kegiatan, Penanggung Jawab Tim Tata Usaha dan Rumah Tangga, Andhi Prasetya, S.T., menyampaikan bahwa hasil monitoring dan evaluasi kearsipan tahun 2026 menempatkan LLDIKTI Wilayah VI dengan nilai A atau kategori Memuaskan.
Capaian tersebut sekaligus menjadi pijakan untuk terus melakukan perbaikan. Salah satu tindak lanjutnya adalah pelaksanaan Bimtek kearsipan dalam dua tahap, yakni pada 10 dan 24 September 2026, dengan sasaran penguatan seluruh Unit Pengolah pada masing-masing tim kerja. Target yang ingin diwujudkan adalah terbentuknya Central File Unit Pengolah, baik dalam bentuk arsip fisik (hard file) maupun arsip digital (soft file), yang tertata dan mudah ditelusuri.
Melalui rangkaian tersebut, LLDIKTI Wilayah VI mendorong tata kelola kearsipan yang tidak hanya memenuhi aspek administratif, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja organisasi. Arsip yang tertib, autentik, aman, dan mudah ditemukan kembali diharapkan semakin memperkuat akuntabilitas, efektivitas kerja, serta kualitas layanan LLDIKTI Wilayah VI kepada para pemangku kepentingan pendidikan tinggi di Jawa Tengah.
(Humas LLDIKTI6)
